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La tecnología digital llega a los créditos hipotecarios
El Ministerio de Justicia, a través del director general de los Registros y del Notariado, Pedro Garrido Chamorro, ha emitido, con fecha de 1 de agosto de 2019, una instrucción que busca clarificar los requisitos y características de las plataformas telemáticas para el trámite de información que debe cumplimentarse, con intervención notarial mediante acta, en beneficio de los clientes de las entidades de crédito antes de que estos formalicen sus contratos de préstamo.
Explica el Centro Directivo que, para cumplir con esta obligación, el Consejo General del Notariado ha desarrollado el sistema de conexión de las plataformas que han puesto en funcionamiento las entidades financieras con los notarios a través de la red telemática notarial, habilitando una aplicación para la gestión de estos trámites previos.
Simultáneamente, otras entidades han desarrollado aplicaciones propias que conectan directamente con los notarios sin pasar por la red del Consejo. Esta instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado clarifica las condiciones en las que debe producirse la remisión telemática.
Por un lado, explica la resolución, tal y como contempla la Ley de Contratos de Crédito Inmobiliario, se requiere que la remisión de información se realice por medios telemáticos seguros y se garantice el uso de medidas de protección proporcionales y suficientes para la salvaguarda de los datos personales de los clientes.
Certificado electrónico notarial
Es por ello por lo que las plataformas deberán exigir que se emplee como requisito de autenticación el certificado electrónico notarial, único instrumento que actualmente puede garantizar que quien accede al contenido de la plataforma es precisa y necesariamente el notario. A tal efecto, el Consejo General del Notariado deberá poner a disposición de las plataformas el sistema de comprobación del certificado electrónico del notario y su vigencia para cada acceso que se quiera realizar.
A este respecto, el Centro Directivo aclara que “ello constituye una exigencia esencial, por aplicación de la normativa sobre protección de datos, a la vista de la gran cantidad de datos personales accesibles en dichas plataformas, que afectan a la intimidad de las personas afectadas”
Firma electrónica
Además, se aclara en la resolución que todas las comunicaciones que el notario remita a la entidad financiera en el ejercicio de su función pública, esto es, tanto las copias autorizadas o testimonios totales o parciales del acta, como los mensajes que dirija al banco para informar de la existencia de alguna carencia o error en la información recibida, deberán realizarse con su firma electrónica, y por tanto desde la red telemática del Consejo. El uso de esta plataforma para el desempeño de la función notarial es obligatorio de acuerdo con la normativa vigente.
De conformidad con el artículo 11.2.c) del Real Decreto 309/2019, todos los mensajes que el notario remita a la entidad financiera en el ejercicio de su función notarial, esto es, todas las copias autorizadas o simples o testimonios totales o parciales del acta, así como todos los mensajes que le dirija para informarle de la existencia de alguna carencia o error en la documentación e información recibidas, cuyo contenido y remisión deberán hacerse constar en el acta de transparencia, deben ir firmados electrónicamente por el notario, y dotados de sello de tiempo y garantía de conservación.
Por este motivo, deben dirigirse a la entidad financiera empleando la red telemática notarial que es de uso obligatorio para el desempeño de la función notarial, de acuerdo con los artículos 107 y siguientes de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.
Neutralidad tecnológica
La conexión de las plataformas de las entidades de crédito que opten por este sistema con la red telemática notarial deberá realizarse bajo una neutralidad tecnológica absoluta, que no pueda interferir de ninguna forma en la libertad de empresa de las entidades financieras, sus representantes o gestores, ni proporcionar a los notarios ninguna ventaja competitiva en el mercado de servicios relacionados con la gestión de los préstamos hipotecarios.
Explica la Dirección General que “la plataforma telemática de la que es titular el Consejo General del Notariado, para su uso obligatorio por los notarios en aquellas actuaciones concretas que impliquen el ejercicio de la función pública notarial, no puede ni debe constituir el instrumento de gestión directa de los medios telemáticos destinados al fin de organizar la tramitación previa y posterior de las actas de información al prestatario.
Esa gestión corresponde en exclusiva a las plataformas que deberá crear o emplear cada entidad financiera, con sujeción al principio de iniciativa propia y libertad de empresa.
En consecuencia, y a fin de minimizar la posible afectación sobre la libre competencia de los operadores privados, la conexión de las plataformas que opten por este sistema a través de la red telemática notarial deberá realizarse bajo una neutralidad tecnológica absoluta, que no pueda interferir de ninguna forma en la libertad de empresa ni proporcionar a los notarios una ventaja competitiva en el mercado de servicios relacionados con la gestión de los préstamos hipotecarios o las compraventas que con frecuencia les suelen acompañar.
En esta línea, se debe tener en cuenta que toda conducta restrictiva de competencia es susceptible de análisis por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC) en aplicación de la ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia”.
La conexión de la plataforma del banco con la red telemática de los notarios se debe realizar con las exigencias mínimas imprescindibles, de acuerdo con la Ley 5/2019 y el Real Decreto 309/2019, en particular el artículo 12.1.a) de este último.
En concreto, – explica el Centro Directivo- “los únicos datos que la entidad financiera deberá remitir al notario a través de la red telemática serán los siguientes: los datos de número de identificación del préstamo y contacto con la entidad, para la solución o aclaración de problemas; el nombre, apellidos y documento de identificación de cada una de las personas otorgantes del documento, su teléfono móvil y su dirección de correo electrónico”.
También, explica que “se debe en todo momento garantizar la separación de la red telemática de los notarios respecto de cualquier otra aplicación o entidad del Consejo General del Notariado para la realización por los notarios de actividades y servicios conexos, en materia de gestión. Ello supone que en ningún caso se podrá dar acceso a los datos que puedan obtenerse de la plataforma empleada para la tramitación de estas actas, ni de los datos del Índice Informatizado de los notarios para fines distintos a los abarcados en esta instrucción.
Libre elección de notario
La Ley de Contratos de Crédito Inmobiliario establece que el sistema telemático que se emplee deberá permitir al cliente la libre elección de notario. Si la plataforma está conectada con la red telemática notarial, está garantizada la conexión con la totalidad de profesionales.
En el resto de los supuestos, debe posibilitarse que el cliente, de forma autónoma desde su dispositivo móvil, o dirigiéndose personalmente a la oficina notarial, pueda designar un notario diferente del inicialmente seleccionado por él mismo. Posteriormente, el sistema deberá remitir automáticamente al correo corporativo de dicho notario un enlace de acceso a la plataforma.
Se afirma en la resolución que “el sistema o plataforma que se quiera establecer deberá estar organizado de modo que el cliente pueda, autónomamente y desde su ordenador o dispositivo móvil personal, designar a cualquier notario de su elección distinto del inicialmente designado por la entidad o por él mismo.
Para ello, deberán estar listados en la aplicación todos los notarios, de modo que realizada dicha designación el sistema remita de forma automática al correo corporativo de dicho notario un mensaje, con el cual mediante un simple enlace sea posible acceder a la plataforma (lógicamente, previa la identificación del acceso mediante el certificado electrónico oficial del notario).
Con tal fin, el Consejo General del Notariado deberá tener a disposición de forma permanentemente actualizada la lista de los notarios en activo y de sus correos corporativos o enlace para el envío a los mismos del mensaje.
Si el cliente opta por comparecer personalmente en cualquier notaría, identificándose en la misma mediante su documento de identidad, el notario pueda, sin necesidad de búsqueda o investigación alguna, acceder a la plataforma previa la identificación del acceso mediante el certificado electrónico oficial, para descargar la documentación e iniciar la tramitación del acta.
Para ello, cuando menos, se deberá entregar al cliente el documento conteniendo la advertencia sobre el asesoramiento con la información expresa y clara de su derecho de dirigirse a cualquier notario de su libre elección para tramitar con él el acta y la escritura, indicando en dicho documento un enlace mediante el cual sea posible para el notario acceder a la plataforma.
Documentación preparatoria de la escritura
Con esta instrucción se concreta y clarifica el alcance de la circular 1/2019, de 24 de mayo, del Consejo General del Notariado, y se determina que, todo lo que no constituye la función notarial, como la remisión de otros mensajes y documentación preparatoria de la escritura ((IBI y referencia catastral, certificación sobre el estado de cargas de la finca, certificado de eficiencia energética, copia de los medios de pago a emplear en la operación, etc.), así como las comunicaciones posteriores que se precisen para la gestión de la operación, podrá hacerse mediante los medios o plataformas elegidas por la entidad financiera o sus auxiliares, al margen de la red telemática notarial.
Periodo transitorio
Se contempla un periodo transitorio de dos meses para la adaptación de las plataformas que no cumplan todos los requisitos legales, y se deberá informar a la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre su plan de adecuación.
Las plataformas que hayan venido operando con normalidad en el mercado tras la entrada en vigor de la Ley 5/2019 podrán seguir operando en las condiciones en que lo hayan hecho hasta ahora durante un periodo máximo de dos meses. Para ello, deberán comunicar a la Dirección General de Registros y Notariado las condiciones de la presente Instrucción que no pueden cumplir de manera inmediata, y presentar un plan para adaptarse a ellas con la máxima rapidez posible.
Finalmente, se prevé la recopilación de la información relevante, con el preciso apoyo estadístico, sobre la adaptación de las operadoras y plataformas privadas, el cumplimiento de neutralidad tecnológica y de las obligaciones establecidas.
La información recopilada deberá contar con apoyo estadístico que refleje de forma suficiente el impacto sobre los medios telemáticos para la remisión de documentación, como es la relativa al volumen de operaciones según canal, tiempos medios de firma de operaciones, quejas y reclamaciones presentadas por las plataformas privadas y clientes, etc. Esta información podrá ser requerida por el Ministerio de Justicia a efectos de la elaboración del informe de impacto
